info@hr-face.hu +36 22 514 127

A kiszervezés folyamata

A kiszervezés folyamata

A HR funkciók kiszervezése elsődlegesen a jól elkülöníthető, és speciális ismeretket igénylő területekkel kezdődik. Az teljes HR kiszervezése általában csak kisebb 100 fő körüli cégekre jellemző. Közép és nagyvállalatok esetében a legtipikusabb outsourcing döntések közé tartozik a bérszámfejtés, a cafetéria rendszerek üzemeltetése, és a HR adminisztráció kiszervezése.

Mi az első lépés?

Miután eldöntöttük, hogy a kiszervezés számunkra jó megoldás lehet, tisztáznunk kell, hogy mit várunk el a kiszervezéstől: A költségek csökkenését? Minőségi javulást? Belső erőforrások felszabadulását? A lényeg, hogy döntsük el, hogy miért szeretnénk kiszervezni, és lehetőleg ezt a szolgáltató választásnál is tartsuk szem előtt.

Szolgáltatóktól árajánlatok bekérése, találkozók

Jó, ha minél több szolgáltatótól kérjünk be ajánlatot, mivel különböző előnyöket kínálnak számunkra. A szolgáltatók listája hosszú, azonban mást kaphatunk egy kisebb irodától, aki kimondottan a HR kiszervezésre specializálódott, és mást egy globális cégtől ahol a különböző üzletágakban több száz alkalmazott is dolgozik. Nem létezik mindenki számára egységesen jó megoldás, ahogy nem létezik egységes vevői értékrend sem. A személyes találkozón az „első benyomáson” túl különösen fontos információt kaphatunk hozzáállásról, rugalmasságról, szakmai hozzáértésről, stb.. Érdemes minél több a jövőbeni folyamatokra vonatkozó kérdéssel bombázni a szolgáltatókat, hogy ki tudjuk választani, ki tudja a hozzánk legközelebb álló megoldást nyújtani.

Költségelemzés

A beérkezett ajánlatok alapján és saját költségeink ismeretében feltétlen érdemes egy költségelemzést készítenünk. A cél, hogy valóban lássuk, mit mutatnak számokban a változások, még akkor is, ha nem a költségcsökkentés az elsődleges célunk. Ehhez szükséges, hogy teljes mértékben ismerjük saját folyamatainkat, azok költségvonzatát, és kiszervezés esetén a szolgáltató input-output kapcsolódását, és azok költségeit. Ezt igen körültekintően kell végezni, hogy a kiszervezés végén ne érjenek kellemetlen meglepetések bennünket. (Ebben segíthet az árakról, avagy a körte és az alma esete című cikkünk)

Az átállási folyamat tervezése

A kiválasztott szolgáltatóval közösen meg kell tervezni az átállás időtervét, határidőkkel, feladatokkal és felelősökkel. Fel kell mérni, hogy az egyes adatok milyen formában állnak rendelkezésre, és milyen időszükséglettel dolgozhatók fel a szolgáltató számára.

Szolgáltatói szerződés – SLA megkötése

Miután eldöntöttük a kérdést, és kiválasztottuk a szolgáltatót, megegyeztünk az átadási-átvételi folyamatban, nincs más hátra, mint a szolgáltatói szerződés megkötése. Itt külön figyelmet érdemel, hogy tevékenységek, azok elvárt szintje, a határidők, felelősségek, garanciák, pontosan rögzítésre kerültek-e.

Kommunikáció

Az emberi erőforrásokra is figyelmet kell szentelnünk, mivel egy ilyen kiszervezési döntés sok bizonytalanságot, aggodalmat okoz. Ennek okai a munkahelyféltés, illetve az, hogy a kiszervezett feladatot eddig ellátó munkatársunk munkája kritikájának éli a folyamatot meg. Mindezeken csak akkor segíthetünk, valóban odafigyelünk az emberre is, és kellő empátiával kommunikálunk vele.

Átadás- átvétel

A kiszervezés megvalósulásához rengeteg információra van szükség, szóban, papíron, elektronikusan egyaránt. Ha ezek átadása-átvétele megtörtént indulhat a valós kiszervezés. Lehetőség van próbahónap számfejtésére, de arra is, hogy egyből élesben már a szolgáltató lássa el a kiszervezett feladatokat. Kellően körültekintő átvételnél a párhuzamos számfejtés túlzott óvatosságnak tűnik.

Kiszervezetten

Nincs más hátra, mint élvezzük az outsourcing előnyeit. Azt azonban fontosnak tartom kiemelni, hogy a folyamatok folyamatos optimalizációjához elengedhetetlen, hogy továbbra is kommunikáljunk, visszajelezzünk, és értékeljünk. Csak így kölcsönösen tudunk egy hosszútávon mindkét fél számára gyümölcsöző üzleti kapcsolatot kialakítani.

Bővebben a témáról Az Árakról, avagy a körte és az alma esete cikkünkben olvashat.
Bővebben a költségekről a Mibe kerül a bérszámfejtésem cikkünkben olvashat.